Cerchi suggerimenti per diventare un professionista di Excel?
Nessuno può negare l'importanza di padroneggiare bene Excel in ufficio.
Tuttavia, sia i principianti che gli utenti esperti non conoscono necessariamente tutti i suggerimenti utili.
Quindi ecco 20 suggerimenti e trucchi per trasformarti in un professionista di Microsoft Excel:
1. Un clic per selezionare tutto
Potresti sapere come selezionare tutte le celle usando la scorciatoia Control (Ctrl) + A sulla tastiera.
Ma non molti utenti sanno che con un solo clic del pulsante nell'angolo, come mostrato di seguito, tutti i dati vengono selezionati immediatamente.
2. Aprire più file contemporaneamente
Quando è necessario utilizzare più file contemporaneamente, invece di aprirli uno per uno, c'è un trucco per aprirli tutti con 1 clic.
Seleziona i file che desideri aprire e premi il tasto Invio. Tutti i file verranno aperti contemporaneamente.
3. Passare tra più file Excel
Quando hai più fogli di calcolo aperti, non è molto comodo passare da uno all'altro.
E se hai la sfortuna di usare il file sbagliato, puoi compromettere l'intero progetto.
Usa la scorciatoia Ctrl + Tab per passare facilmente da un file all'altro.
4. Aggiungere un nuovo collegamento nel menu
Per impostazione predefinita ci sono 3 scorciatoie nel menu in alto che sono Salva, Annulla e Ripeti.
Ma se vuoi usare più scorciatoie, come ad esempio Copia e Incolla, puoi aggiungerle in questo modo:
File -> Opzioni -> Barra degli strumenti -> Accesso rapido e aggiungi Taglia e Incolla dalla colonna sinistra a destra e salva.
Vedrai quindi 2 scorciatoie aggiunte nel menu in alto.
5. Aggiungere una linea diagonale a una cella
Quando crei, ad esempio, un elenco di indirizzi di clienti, potrebbe essere necessario creare una linea di divisione diagonale nella prima cella.
Ciò è utile per distinguere tra informazioni di colonna e di riga. Ma come si fa?
Fare clic con il tasto destro sulla cella, quindi fare clic su Formato celle, bordi e infine sul pulsante in basso a destra (diagonale verso il basso) e convalidare.
6. Aggiungere più colonne o righe contemporaneamente
Sicuramente sai come aggiungere una nuova riga o una nuova colonna.
Ma questo metodo fa perdere molto tempo. Perché devi ripetere l'operazione tante volte quante sono le colonne o le righe da aggiungere.
La soluzione migliore è selezionare più colonne o più righe, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla selezione e scegliere "Inserisci" dal menu a discesa.
Le nuove righe verranno quindi inserite sopra la riga oa sinistra della colonna selezionata per prima.
7. Spostare rapidamente i dati da più celle
Se si desidera spostare una colonna di dati in un foglio di lavoro, il modo più veloce è selezionare la colonna e quindi passare il puntatore sul bordo della colonna.
E quando si trasforma in un'icona con una freccia a croce, fai clic su di essa e lascia che premi per spostare liberamente la colonna dove vuoi.
E se anche tu avessi bisogno di copiare i dati? Basta premere il tasto Control (Ctrl) prima di spostare la colonna. La nuova colonna copierà tutti i dati selezionati.
8. Elimina rapidamente le celle vuote
Quando si inseriscono le informazioni per il lavoro, a volte mancano dati. Di conseguenza, alcune celle rimangono vuote.
Se è necessario rimuovere quelle celle vuote per mantenere corretti i calcoli, soprattutto quando si esegue la media, il modo più veloce è filtrare tutte le celle vuote e rimuoverle con 1 clic.
Scegli la colonna che desideri filtrare, quindi fai clic su Dati e filtra. Fai clic su Deseleziona e scegli l'ultima opzione denominata Celle vuote.
Vengono così selezionate tutte le celle vuote. Devi solo eliminarli per farli sparire.
9. Come eseguire una ricerca approssimativa
Potresti sapere come attivare la ricerca rapida utilizzando la scorciatoia Ctrl + F.
Ma lo sapevi che è possibile fare una ricerca approssimativa utilizzando i simboli? (punto interrogativo) e * (asterisco)?
Questi simboli servono quando non sei sicuro dei risultati che stai cercando. Il punto interrogativo deve essere utilizzato per sostituire un singolo carattere e l'asterisco per uno o più caratteri.
E se ti stai chiedendo come cercare un punto interrogativo o un asterisco, aggiungi il simbolo dell'onda ~ davanti ad esso come sotto.
10. Come estrarre valori univoci da una colonna
Hai mai avuto un array in cui volevi estrarre i valori univoci da una colonna?
Probabilmente hai familiarità con la funzione Filtro di Excel, ma non molte persone usano il Filtro avanzato.
Tuttavia, è utile per estrarre valori univoci da una colonna. Fare clic sulla colonna pertinente, quindi andare su Dati -> Avanzate. Apparirà un pop-up.
In questo popup, fai clic su Copia in un'altra posizione. Quindi scegli dove desideri copiare i valori univoci compilando il campo Copia in. Per compilare questo campo, puoi cliccare direttamente sull'area che hai scelto. Ciò evita di digitare valori precisi.
Tutto quello che devi fare è selezionare la casella Estrazione senza duplicati e fare clic su OK. I valori univoci verranno quindi copiati nella colonna specificata e potranno quindi essere confrontati con i dati nella colonna iniziale.
Per questo motivo, si consiglia di copiare i valori univoci in una nuova posizione.
11. Limitare i dati inseriti con la funzione di convalida dei dati
Per mantenere la coerenza dei dati, a volte è necessario limitare i valori che gli utenti possono immettere in una cella.
Nell'esempio seguente, l'età delle persone deve essere un numero intero. E tutti coloro che prendono parte a questo sondaggio devono avere un'età compresa tra i 18 ei 60 anni.
Per assicurarti che i partecipanti al di fuori di questo gruppo di età non inseriscano dati, vai su Dati -> Convalida dati e aggiungi i criteri di convalida.
Quindi fai clic sulla scheda Inserisci messaggio e inserisci un messaggio del tipo "Utilizza un numero intero per indicare la tua età. L'età deve essere compresa tra 18 e 60 anni".
Gli utenti riceveranno quindi questo messaggio quando passano il mouse sulle celle interessate e riceveranno un messaggio di avviso se l'età immessa è al di fuori di questo intervallo di età.
12. Navigazione rapida con Ctrl + tasto freccia
Quando fai clic su Ctrl + qualsiasi tasto freccia sulla tastiera, puoi spostarti ai 4 angoli del foglio di lavoro in un batter d'occhio.
Se devi passare all'ultima riga dei tuoi dati, prova a fare clic su Ctrl + freccia giù.
13. Trasforma una riga in una colonna
Hai bisogno di visualizzare i tuoi dati in colonne mentre è online?
Non c'è bisogno di ridigitare tutti i tuoi dati. Ecco come farlo.
Copia l'area che vuoi trasformare in una colonna. Quindi posizionare il cursore sulla cella della riga in cui devono essere inseriti i dati.
Fai Modifica quindi Incolla speciale. Seleziona la casella Trasposto e fai clic su OK. Ecco fatto, i tuoi dati sono ora visualizzati in una colonna.
Nota che questo trucco funziona anche per trasformare una colonna in una riga.
14. Nascondi i dati con attenzione
Quasi tutti gli utenti di Excel sanno come nascondere i dati facendo clic con il pulsante destro del mouse e scegliendo Nascondi.
Ma la preoccupazione è che può essere facilmente visto se hai pochi dati sul foglio di calcolo.
Il modo migliore e più semplice per nascondere i dati in modo ordinato è utilizzare un formato di cella speciale.
Per fare ciò, scegli l'area da mascherare, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse per scegliere Formato celle.
Scegli Personalizzato e posiziona il cursore in Tipo. Digita il codice ";;;" senza virgolette. Premere OK. Il contenuto della cella ora è invisibile.
Questi dati saranno visibili solo nell'area di anteprima accanto al pulsante Funzione.
15. Combina il contenuto di più celle in 1 singola
Non è necessario utilizzare formule complicate per combinare il contenuto di più celle. Finché sai come usare il simbolo &, non devi preoccuparti.
Di seguito ci sono 4 colonne con testo diverso in ciascuna. Ma come combinarli in 1?
Seleziona una cella in cui desideri visualizzare il risultato. Quindi usa la formula con la & come mostrato di seguito nello screenshot.
Infine digita Invio in modo che tutti i contenuti di A2, B2, C2 e D2 siano combinati in 1 singola cella, che darà a LizaUSA25 @.
16. Cambia le lettere minuscole in maiuscole
Vuoi passare da minuscolo a maiuscolo? Ecco una semplice formula per farlo.
Nel campo della funzione, digita semplicemente MAIUSCOLO come mostrato nello screenshot qui sotto.
E per cambiare le lettere maiuscole in minuscole, digita PICCOLO. Infine, per inserire una lettera maiuscola solo sulla prima lettera, digitare NOMPROPRE.
17. Come inserire un valore che inizia con 0
Quando un valore inizia con il numero zero, Excel rimuove lo zero automaticamente.
Questo problema può essere facilmente risolto aggiungendo un apostrofo prima del primo zero come mostrato di seguito.
18. Accelerare l'inserimento di termini complicati con la correzione automatica
Se è necessario digitare più volte un testo complicato per digitare, il modo migliore per farlo è utilizzare la funzione di correzione automatica.
Questa funzione sostituirà automaticamente il testo con il testo corretto.
Prendi, ad esempio, École Polytechnique, che può essere sostituita da una parola più semplice da digitare come Poly. Una volta attivata la funzione, ogni volta che si digita Poly, viene corretta in École Polytechnique.
Comodo, non è vero? Per attivare questa funzione, vai su File -> Opzioni -> Verifica -> Correzione automatica. Quindi inserisci il testo da sostituire con il testo corretto come mostrato di seguito:
19. Un clic per ottenere calcoli automatici
La maggior parte delle persone sa che informazioni interessanti come Media e Somma possono essere facilmente ottenute guardando la barra di stato in basso a destra.
Ma lo sapevi che puoi fare clic con il tasto destro su questa barra per ottenere molti altri calcoli automatici?
Fai un tentativo e vedrai che hai una scelta.
20. Rinominare un foglio di lavoro utilizzando il doppio clic
Ha diversi modi per rinominare i fogli di lavoro. La maggior parte delle persone fa clic con il tasto destro su di esso e quindi sceglie Rinomina.
Ma questo fa perdere molto tempo. Il modo migliore per farlo è fare doppio clic sulla scheda che si desidera rinominare e rinominarla direttamente qui.
Ecco fatto, spero che ora ti senta un po 'più a tuo agio con Excel :-)
Tieni presente che questi esempi sono basati su Microsoft Excel 2010 ma dovrebbero funzionare bene anche su Excel 2007, 2013 o 2016.
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